広報誌の印刷コストを削減する方法２選

広報誌担当者の悩み…

「広報誌の担当者になったのですが…」私はそんな問合せをよく受けます。

• 自治体の広報担当
• 会社内での人事担当
• 印刷会社の営業担当
• 学校の先生

話す人の立場は様々ですが、新しく広報誌の担当となった人が共通して困っているのはこんな点です。

• 広報誌はお金がかかる

デザインや構成を依頼したり、印刷を依頼するのも費用がかかりますし、印刷後に封入や郵送をする場合はさらに費用や労力がかかります。広報誌の内容を考えながら委託先の業者とも調整を行う必要があり、仕事はどんどんと膨れていきます。

今回はインターネットを利用して「広報誌を配布する」という部分を楽にするアイデアをご紹介します。

紙とデジタルで広報誌を作成する時の違い

 

紙・デジタルで配布するメリットは何でしょうか。まずは、それぞれの長所と短所を比べてみましょう。

紙の長所

• 手元にあればいつでも閲覧できる。
• 配られた物は興味が無くても目に付く。

紙の短所

• 多く印刷するほどコストが増加する。
• 多く配布する程コストが増加する。
• 保存しておく為には場所を取る。

 

デジタルの長所

• 配布数に応じてコストが変わらない。
• 場所をとならい。
• 劣化しない。
• 興味のあるキーワードで検索できる。

デジタルの短所

• 初めから興味が無い人の目に止まらない。
• スマホやＰＣを持っていない人は閲覧する事ができない。

ここで長所と短所のまとめです。
・紙は興味を引く事に適している
・デジタルは保存し、検索して見返す用途に適していてバックナンバーの公開も簡単

それぞれのメリットが分かりましたか？

デジタル化を進めると言っても、その方法にはいくつか種類があります。次はその方法について理解しましょう。

広報誌をデジタルで公開する方法って？

 

1.PDFで自社サーバーから公開する。

このブログを読んでいる中で、PDFをご存じ無い方は少ないと思います。PDFはAdobeが開発した文書を様々な端末・ソフトウェアで表示する為の標準規格です。現在は様々なソフトウェアから生成する事ができます。（例：Microsoft WordやPowerPoint）また、Microsoft Edge、Internet ExplorerやGoogle Chromeといった主要なブラウザ等でだれでも閲覧する事ができます。
これを自分で所有しているサーバーに掲載したり、メール添付で配布する事で、閲覧者へ公開が可能です。
サーバーを持っていない方は「さくらインターネット」や「ロリポップ！」等のレンタルサーバーを利用して公開する方法もありますが、初期設定や公開の設定ではシステム面での知識が必要になる為、初心者では難しいかもしれません。

2.デジタルブック形式で公開する。

デジタルブックとは、インターネット上で見る事の出来る本です。PDFと同じように主要なブラウザで閲覧ができます。デジタルブックの特徴は、本をめくるようなアニメーションの他、表示速度が高速な点があります。デジタルブックを作成するにはLogosware FLIPPER Uを利用します。Logosware FLIPPER Uは簡単にPDFからデジタルブックを作成するソフトウェアです。公開する為のオンラインストレージ付いているプランもありますので、初心者向けの方法と言えるでしょう。
【作成イメージはここをクリック】

デジタル化でコストはどれくらい変わるの？

さて次は本題です。デジタル化する事で削減できるコストについて考えてみましょう。

①【A4・6ページ（カラー）の広報誌を200名に配布する場合場合】

・印刷費　32,000円程度　
・郵送費　41,000円程度　（一件当たり205円で計算）　
計　　　 73,000円程度

⇒封筒への宛先記入や封入は自信で行う手間が発生します。外部に依頼する場合は、その分の費用が追加で発生します。

②【PDFで公開する場合】

・サーバーレンタル費用　 5,000円程度(年間)
・ドメイン所得費用(初期)　4,000円程度　　　　
計　　　　　　　　　　 9,000円程度

⇒最も安く制作できますが、サーバーの運用・保守といったシステム面での知識が必要になります。周りに知識がある人がいればお願いするのが良いかもしれません。

③【デジタルブックで公開する場合】

・Logosware デジタルブック作成　5,600円
・ウェブ配信サービス　　　　　　1,440円（年間）
計　　　　　　　　　　　　　　　7,040円

⇒原稿のPDFを送るだけで閲覧用のURLが発行されます。メール等でそのURLを告知する事で、デジタルブックの閲覧が可能です。システムの知識が不要で、最も簡単にデジタル化する方法です。

今ならは初回無料トライアルキャンペーンも実施中です。

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まとめ

紙の広報誌を配布するのではなく、デジタル化した広報誌を告知する方法は、コストを大きく削減する事ができます。しかし、「紙と比べて閲覧者の目に触れる機会が減る事」というデメリットも発生する事を忘れてはいけません。デジタル化のメリットは告知の費用を抑えられる事が挙げられます。閲覧者に向けて、メール等で継続的に告知する事で目に触れる機会を増やす事は可能ですが、広報誌の作成に当たって何を重要とするのか、デメリットをどうやって抑えるのか、状況に応じてよく検討する必要があります。

注意事項

デジタル化を進める場合は閲覧者の協力が不可欠です。コストを削減しても、閲覧されなくなってしまっては無駄になってしまいます。その為、数回は紙の配布とデジタル版の配布を平行し、慣れてもらう必要があります。閲覧者に説明をしながら段階的に変更を進める事で、閲覧者からの理解と費用の削減を進める事ができ、双方にとってメリットのある改善となるでしょう。