就業規則の周知義務。どのように対応していますか？
マイナンバー制度が始まりましたが…
昨今のマイナンバー対応に伴い、就業規則の改訂を行った人事担当者も多いかと思います。労働基準法では就業規則を社員に周知する事が義務付けられていますが、皆さまどのように周知をされていますでしょうか。
労働基準法では周知方法について下記の方法が挙げられています。
- 常時各作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付けること
- 書面を労働者に交付すること
- 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること
この中で１、掲示や備え付けられた就業規則は、社員からすると確認しづらいものです。すぐに確認したい情報を分厚い書類から探すのは、大変手間だと容易に想像ができます。２、書面での交付についても同様です。３、デジタルデータとして配布・閲覧させる事が閲覧者側としては一番負担無く閲覧できるのでは無いでしょうか。
就業規約・社内規約の作成時や改訂時に社内での印刷や外部に委託する事なく、スピーディーな公開が可能になります。また、電子化で印刷コストの削減にもなります。
弊社では周知をもっと簡単・便利にするソリューションを導入しています。今回はその内容について、共有したいと思います。
具体的な解決策の内容とは？
そのソリューションとは「Logosware Libra」。公開と検索を容易にするシステムです。どんな人でも知りたい情報に２秒で辿り着く事が出来ます。
弊社での事例を見てみましょう。
規約を閲覧できるページを「Logosware Libra」で作成しています。
まずは弊社の規約がまとまっている画面をお見せしましょう。
「logosware DocCenter」
社内からのみアクセスが可能な設定をしています。就業規則・規定、社内制度のガイドライン、申請書のデータ等様々な書類を社員がいつでも閲覧する事が可能です。
出張で検索を行いました。全てのブックから該当キーワードが入っている部分だけ抽出して赤く表示します。
具体例として
【出張申請】の規則を調べてみたいと思います。【出張申請】の規定が知りたい時は左上の検索窓に入力します。そうすると規定の詳細や申請書のフォーマットに操作に慣れていない人でも2秒でアクセスできます。
検索結果
出張申請書が見つかりました。フォーマットのダウンロードも行う事ができます。
検索結果は該当のキーワードが赤くハイライト表示されますので、大変分かりやすいです。この検索はタイトルだけではなく、本文も対象になっており、検索結果をクリックするだけで該当のページが表示されます。
ダウンロードも可能
規定を確認した後は、ダウンロードボタンから申請書をダウンロードする事が可能です。あとは記入後提出するだけですね。
公開に便利な機能も搭載されています
Libraには版管理の機能がありますので、規定の更新時は、古い規約と新しい規約を１つのコンテンツで管理できます。トップ画面の本棚に表示されるのは最新版のみになりますので、どの情報が最新なのか、閲覧者が迷う事もありません。
まとめ
就業規則の周知・公開なら「Logosware Libra」の選択がベストです。社員が働きやすい環境をこの機会に一緒に検討してみてはいかがでしょう。
秋永
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