パワーポイントで資料を作る(3)


前回のエントリはこちら


セールス&マーケティンググループのkomuroです。


今回は、資料作成時の「急がば回れ」の方法について、私なりの方法をご紹介します。みなさんの何がしかのご参考になればいいなあ。


<急がば回れ~手で書く!

PPTをおもむろに立ち上げ、図やイメージを作成して、完璧なレイアウトで「相手に伝わる資料」を作れるのなら良いのですが、私はどうにもうまく作れません。配色が定まらなかったり、フォントが気に入らなかったり…。

肝心要めの、「資料で相手に伝えたいこと」を吟味する時間より、パワーポイントの操作に手間取る時間が多くなってしまったりしてしまうこと、ありませんかね?少なくとも私は結構あります。

そういう事象を解決するために、一度はまず「手書き」で、作りたい資料のたたきを書きます。そうすることで、脳内のイメージを一度アウトプットして、イメージを整理し、それからPowerPointを立ち上げます。このステップを経ることで、「ああ、頭で考えてた事結構矛盾してたな」とか「ここはこうした方がもっと伝わるな」と、気づきを得ることがおおくなります。


手書き、オススメです。


ちなみに、手書きをする際はノートでもメモ帳でも何でもいいのですが、私自身は「ホワイトボード」をお勧めします。ホワイトボードには3つのメリットがあります。

1.修正がが簡単(指でも消せる)
資料のラフ段階は、トライ&エラーで何度も何度も書き直したくなります。性格が緻密でしたらシャーペン&消しゴムのコンビで全然問題ないんでしょうけれど、せっかちな性格の私は、すぐに指で消せるホワイトボードを自費で購入し、デスクに常設しています。

2.レイアウトが縦横自由
これも当たり前ですが、たとえばシーケンス図のようなもので情報の流れを整理したい場合は縦長に、PPTの資料を作るときは横長に、と、縦横を一瞬で使い分けられるのは、便利便利。

3.何度もかけてエコ
これは1の派生ですけどね(3つネタを揃えたかったので笑)。ノートや裏紙を大量に消費し続けると、そこはかとない罪悪感が積もってしまう感じに襲われるのですが、ホワイトボードならそういう思いもしなくてすみます。


さらに、何ページにもわたる資料を作る場合は、1ページ分をホワイトボードに書いてはケータイ写真を撮っては消し…を繰り返していけば、意外と簡単に「作りたい資料」の元ファイルはできあがってしまいます。

こんな感じです(iPhoneで撮影)↓
ホワイトボードをiPhoneで撮影


こうして、一度脳みその中のボヤンとしたイメージをアウトプットすることで、「ああ自分はこういうことを伝えたかったんだ」と、気づきが得られます。


ペンとノートで書いている際になんとなくもどかしさを感じる方にこそ、ホワイトボードによる「急がば回れ」はオススメです

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ロゴスウェア株式会社は、インターネットや情報技術を使って学習に革新的進化をもたらす製品を開発することを目標に、2001年7月に設立されたテクノロジー系ベンチャー企業です。
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