マニュアルが自動で公開されるようにできないの?


そわそわと時間を気にするマニュアル制作担当者

…あと5分。

私は勤め先のソフトウェア会社の自席でPCのモニタに目をやった。
Webサイトの更新画面は、【更新】ボタンをクリックするだけで、新たに設定したリンクがひとつ反映される状態だ。

…あと3分。

10時になると、製品の最新バージョンがプレスリリースされる。
私の仕事はそのバージョンのマニュアル制作と、プレスリリースにあわせて、
Webサイトからマニュアルを閲覧できるようにリンクを設定すること。

うちの会社のWebサイトにはずらっと製品名とバージョンが並んでいて、
各製品の横の「マニュアル」の文字をクリックすると、PDFが開くようになっている。
このリンクをプレスリリースにあわせて設定するのがいつものパターンだ。

「プレスリリースにあわせて」といっても、そこまで正確にあわせることはないのだけれど、
油断もできない。
現にちょっと他の作業に手を出したために5分遅れてしまい、上司に大目玉をくらったことがある。その5分間にプレスリリースからWebサイトに訪問し、マニュアルを見ようとした人がいたらどうするんだ!というわけだ。

たった5分とはいえその可能性があることには違いないので、それ以来、腕時計とにらめっこの末Webサイトを更新してマニュアルを公開、というのが習慣になっている。

…あと30秒。

マウスカーソルを【更新】ボタンの上におく。

…あと10秒。

目線だけを動かし、もう一度、リンク先のURLを確認する。大丈夫。

…5、4、3、2、1、クリック!

「更新されました」とメッセージが表示された。
すぐさまWebサイトを確認する。
「マニュアル」の文字をクリックすると、私が作ったマニュアルのPDFが開いた。
よし!今回も無事に公開できた。タイミングも文句なし。

いつも思うけど、最先端の技術を駆使した製品のマニュアルがこんなに人力に頼った方法で公開されているっていうのも、滑稽な話だよな…。
正直神経がすり減るが、とにかくこれで次の仕事に集中できる。
次の仕事は、来週公開予定のマニュアルの仕上げ。

そう、来週にはまた、腕時計とにらめっこだ。

 


 

ドキュメントの公開期間管理はわずらわしい

デジタルブックを本棚型に管理するシステムLibra SQUAREでマニュアルを公開すれば「公開開始日時」「公開終了日」を指定できるので、うっかりミスの心配も、腕時計とにらめっこする必要もありません。

その時間にあわせて公開するくらい大した手間じゃない、と思っていても、積み重なればけっこうな作業時間になってしまいます。

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コーポレートマーケティンググループの三木でした。

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ロゴスウェア

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